Dobieranie miejsca na wydarzenie zależy nie tylko od liczby uczestników, niemniej jednak także od sposobu prowadzenia zajęć, długości spotkania i rodzaju stosowanych materiałów. W praktyce sala szkoleniowa i konferencyjna musi być odpowiednia do konkretnego przebiegu wydarzenia, ponieważ inne warunki przydadzą się w trakcie wykładu dla większej grupy, a inne przy pracy warsztatowej w kilkuosobowych zespołach. Znaczenie moraz układ stołów i krzeseł.
Ustawienie teatralne umożliwia pomieścić więcej osób, lecz ogranicza sposobność swobodnej pracy w grupach. Z kolei ustawienie szkolne, podkowę lub kilka oddzielnych stanowisk można lepiej wykorzystać tam, gdzie uczestnicy mają wykonywać zadania, sporządzać notatki albo partycypować w dyskusji. Przy planowaniu warto zatem rozpocząć od skryptu wydarzenia, a dopiero w przyszłości określać oczekiwania dotyczące samej przestrzeni.
Istotnym elementem jest wyposażenie techniczne, ponieważ wręcz dobrze dobrana przestrzeń może utrudniać prowadzenie zajęć, o ile sprzęt nie odpowiada planowanemu sposobowi pracy. Przed rozpoczęciem spotkania warto sprawdzić dostępność ekranu, projektora albo wyświetlacza, nagłośnienia, mikrofonów a także odpowiedniej liczby gniazd zasilających. W sytuacji prezentacji wykorzystywanych przez kilku prowadzących znaczenie moraz sposobność szybkiego podłączenia różnych urządzeń. W trakcie dłuższych wydarzeń problemy techniczne zabierają czas i mogą zmienić ustalony harmonogram, dlatego sprawdzenie sprzętu przed rozpoczęciem ma praktyczne znaczenie. Należy również uwzględnić dostęp do sieci, jeśli część zajęć odbywa się z wykorzystaniem platform internetowych, materiałów w chmurze lub narzędzi wymagających stałego połączenia. Nie za każdym razem wszystkie funkcje są potrzebne, dlatego wyposażenie powinno wynikać z rzeczywistego skryptu, a nie z samej nazwy wydarzenia.
Organizacja konferencji i szkoleń obejmuje także kwestie, które łatwo pominąć podczas tworzenia podstawowego harmonogramu. Przerwy trzeba zaplanować z uwzględnieniem czasu potrzebnego na opuszczenie sali i ponowne zajęcie miejsc, zwłaszcza gdy uczestników jest na prawdę dużo. Przy wydarzeniach trwających kilka godzin znaczenie ma też dostęp do zaplecza sanitarnego, miejsca przeznaczonego na przerwę a także przestrzeni, w której można odłożyć materiały. Jeśli uczestnicy mają skorzystać z komputerów, dokumentów lub innych pomocy, trzeba przedtem ustalić, ile miejsca zajmą potrzebne przedmioty. Warto także przewidzieć sytuacje organizacyjne, których nie da się z dużą uwagą zapisać w harmonogramie, takie jak opóźnione rozpoczęcie, zmiana kolejności wystąpień czy konieczność przestawienia części wyposażenia. Im bardziej dokładny program, tym większe znaczenie ma zachowanie pewnego zapasu czasu i przestrzeni na takie zmiany.
Przy wyborze pomieszczenia należy zwrócić uwagę także na warunki, które wpływają na możliwość skupienia się przez dłuższy czas. Oświetlenie, temperatura, wentylacja, poziom hałasu z zewnątrz a także odległość między uczestnikami a prowadzącym nie są zwykle najważniejszymi punktami planu, niemniej jednak podczas wielogodzinnego spotkania stają się zauważalne. W małej sali z dużą liczbą osób kłopotem może być ograniczona przestrzeń, jednak zbyt ogromne pomieszczenie przy niewielkiej grupie może utrudniać kontakt między prowadzącym a uczestnikami. Wydarzenie online połączone ze spotkaniem stacjonarnym wymaga przy tym przemyślenia ustawienia kamer, mikrofonów i ekranu tak, by osoby uczestniczące zdalnie mogły śledzić przebieg zajęć. Dlatego przygotowanie miejsca warto traktować jako część całego planowania, a nie stopień wykonywany dopiero tuż przed rozpoczęciem konferencji lub szkolenia.
Warto sprawdzić: Sala szkoleniowa Poznań.