Sposób zaplanowania zaplecza kuchennego wpływa na to, jak w późniejszym czasie przebiega praca z produktami, sprzętem i gotowymi daniami. W praktyce nie wystarczy rozmieścić urządzeń w miejscach, w których fizycznie się zmieszczą. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy pracownik będzie miał odpowiednią przestrzeń do stworzenia kolejnych czynności i czy poszczególne etapy przygotowania żywności nie będą wzajemnie kolidować.
Projekt technologiczny lokalu gastronomicznego powinien dlatego wynikać z rzeczywistego sposobu funkcjonowania danego miejsca. Znaczenie ma menu, liczba przygotowywanych porcji, sposób dostarczania surowców a także zakres obróbki prowadzonej na miejscu. Przy niewielkim asortymencie część stanowisk może pełnić kilka funkcji, jednak rozbudowana produkcja wymaga bardziej szczegółowego podziału przestrzeni. Już na tym etapie widać, że bardzo podobny metraż nie oznacza takich samych potrzeb organizacyjnych.
Dużo sugestie wymaga zaplanowanie przepływu produktów. Dostawa nie powinna być traktowana jako osobny temat, ponieważ sposób przyjmowania towaru wpływa na rozmieszczenie magazynów, chłodni i dalszych stanowisk. Produkty wyjęte z opakowań muszą następnie trafić do odpowiedniej części zaplecza, a gotowe potrawy przechodzą w innym kierunku, przykładowo do wydawki albo części obsługującej klientów. W czasie projektowania warto rozważyć te drogi niemal krok po kroku. O ile pracownik musi regularnie przechodzić przez stanowisko innej osoby albo przewozić pojemniki przez obszar o sporym natężeniu ruchu, problem będzie widoczny dopiero podczas codziennej pracy. Czasami niewielkie przesunięcie stołu, regału albo urządzenia zmienia sposób korzystania z całego pomieszczenia. Należy natomiast brać pod uwagę także ograniczenia konstrukcyjne a także istniejące instalacje, dlatego nie każdą przemianę można wprowadzić tylko na rysunku.
Kolejną kwestią jest dobieranie wyposażenia do faktycznych obowiązków wykonywanych w lokalu. W dokumentacji można wskazać urządzenie o określonych parametrach, niemniej jednak równie istotne pozostaje miejsce potrzebne do jego użytkowania. Dotyczy to zwłaszcza sprzętu z drzwiami, pokrywami, wysuwanymi szczegółami czy wymagającego dostępu podczas czyszczenia i serwisowania. Czasem na planie wszystko wygląda poprawnie, a po ustawieniu wyposażenia okazuje się, że otwarcie jednego elementu blokuje przejście lub ogranicza dostęp do sąsiedniego stanowiska. Warto również uwzględnić powierzchnie odkładcze, miejsce na pojemniki oraz zapasowe materiały używane podczas pracy. Przy ograniczonym metrażu niezbędne jest podejmowanie wyborów, które funkcje mogą zostać połączone, a które powinny mieć oddzielną przestrzeń. Takie decyzje zależą głównie od technologii przygotowywania konkretnych potraw i organizacji pracy personelu.
Na końcowy układ wpływają także kwestie techniczne, których nie zawsze widać podczas pierwszego oglądania lokalu. Rozmieszczenie urządzeń powinno się powiązać w głównej mierze z instalacją elektryczną, wodną, kanalizacyjną i wentylacyjną. Niektóre urządzenia wymagają określonego sposobu podłączenia, a ich ustawienie może posiadać znaczenie dla późniejszego dostępu do instalacji. Istotne są też miejsca przeznaczone na odpady, środki potrzebne do utrzymania pomieszczeń a także zaplecze dla pracowników. Projekt technologiczny lokalu gastronomicznego powinien uwzględniać te elementy razem, ponieważ zmiana jednego fragmentu układu może pociągnąć za sobą kolejne korekty. W istniejącym obiekcie ograniczeniem może być wręcz z pozoru niewiele istotny detal, taki jak położenie pionu kanalizacyjnego, szerokość przejścia czy wysokość pomieszczenia. Z tego powodu przed przyjęciem konkretnego rozwiązania potrzebne jest zestawienie wymogów technologicznych z rzeczywistymi warunkami przestrzeni.
Zobacz także: projekt technologiczny gastronomii.