W zwykłym funkcjonowaniu zakładu pracy kwestie związane z bezpieczeństwem nie ograniczają się do jednorazowego przekazania pracownikom określonych zasad. Sposób wykonywania zadań, organizacja stanowisk, używane urządzenia oraz zmieniające się warunki mogą powodować, że wcześniejsze ustalenia wymagają sprawdzenia lub wypełnienia. Właśnie dlatego szkolenia bhp są traktowane jako element organizacji pracy, a nie jedynie formalność wykonywana przy rozpoczęciu zatrudnienia.
Ich zakres powinien odpowiadać rodzajowi wykonywanych zadań, ponieważ inne zagrożenia występują przy pracy biurowej, inne przy obsłudze maszyn, a jeszcze inne podczas prac wykonywanych w terenie. W praktyce znaczenie ma również to, czy pracownik de fakto rozumie przekazywane informacje i potrafi odnieść je do sytuacji występujących na jego stanowisku. Sama obecność na szkoleniu nie przesądza o tym, jak zasady będą stosowane później.
Istotnym elementem organizacji bezpieczeństwa jest również bieżąca obserwacja warunków, w których wykonywana jest praca. Nadzór BHP może obejmować między innymi sprawdzanie organizacji stanowisk, sposobu korzystania z urządzeń i środków ochrony, przestrzegania ustalonych procedur a także reagowanie na zauważone nieprawidłowości. Nie każda sytuacja daje się natomiast wycenić wyłącznie na podstawie dokumentacji. Podczas rzeczywistej pracy mogą pojawić się problemy, których wcześniej nie przewidziano, przykładowo niewłaściwe ustawienie wyposażenia, mocno utrudnione przeżycie, zmiana sposobu wykonywania czynności albo stosowanie rozwiązania innego niż opisane w rozpiski. Dlatego obserwacja pracy ma znaczenie uzupełniające wobec dokumentów i procedur. Jeżeli zostanie zauważona niezgodność, dalsze działania zależą od jej rodzaju, miejsca występowania a także możliwych skutków. Czasem wystarcza korekta organizacyjna, a w innych przypadkach potrzebne jest dodatkowe wyjaśnienie zasad lub ponowna ocena danego stanowiska.
Warto także zwrócić uwagę na sytuacje, w których zmienia się sposób wykonywania pracy. Zakup nowej maszyny, przeniesienie stanowiska, użycie innej technologii, zmiana zakresu obowiązków czy rozpoczęcie prac wymagających nowych czynności mogą wpływać na wcześniej przyjęte zasady. W takich okolicznościach szkolenia bhp powinny być rozpatrywane w przyrównaniu do aktualnych warunków, a nie jedynie do informacji przekazanych pracownikowi kilka miesięcy albo lat uprzednio. Identycznie nadzór BHP nie powinien być postrzegany tylko jako kontrola błędów. Jego użyteczny zakres wiąże się również z zauważaniem przeróbek i sprawdzaniem, czy przyjęte rozwiązania wciąż odpowiadają rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy. Znaczenie ma dodatkowo regularność działań, ponieważ pojedyncza kontrola pokazuje stan obowiązujący w konkretnym momencie, jednakże warunki pracy mogą podmieniać się wraz z organizacją zadań.
Na uwagę zasługuje też sposób dokumentowania działań związanych z bezpieczeństwem. Dokumenty szkoleniowe, instrukcje, wyniki sprawdzeniu czy informacje dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości pozwalają odtworzyć, jakie zasady obowiązywały i jakie działania podejmowano. Równocześnie sama dokumentacja nie zastępuje oceny rzeczywistych warunków pracy. W pewnych przypadkach procedura jest prawidłowo opracowana, ale jej zapisy nie odpowiadają zmianom, które zaszły na stanowisku. Wtedy potrzebne jest ranking zapisów z tym, co w rzeczywistości dzieje się podczas wykonywania zadań. Takie podejście daje możliwość rozdzielić kwestie formalne od praktycznych i wskazać miejsca, w których niezbędne jest uzupełnienie informacji, zmiana organizacji pracy albo ponowne przekazanie pracownikom określonych zasad.
Zobacz: nadzór bhp w Poznaniu.